¿Cómo mantener la comunicación con las personas candidatas?

¿Pronosticas un proceso de selección extenso? ¿Los tiempos se alargaron más allá de lo esperado? El contacto con las personas que envían su aplicación es clave para mantenerlas interesadas. Un correo oportuno informando a quienes postularon, acerca del estado del proceso puede ahorrarlos varios malestares, así como reforzar en tu cultura organizacional el respeto y cuidado a las personas. Para que te inspires, te dejamos algunas ideas de mensajes que te pueden resultar útiles en las diferentes etapas del proceso. Recuerda siempre adaptar el contenido a su contexto, tiempo, espacio y audiencias para que tus mensajes sean efectivos y estratégicos.

Etapa 1: Convocatoria y recepción de CV

• ¿Qué hacer? Programa una respuesta automática para que la reciban de manera inmediata todas las personas que envíen su postulación. 
• ¿Cómo redactar? Escribe un texto breve y amable, que también transmita claridad sobre la siguiente etapa. 
• ¿Para qué enviar el mensaje? Para confirmar que recibiste la aplicación y despejar la incertidumbre de cómo continuará el proceso.

Plantilla de ejemplo:

Copia y pega el texto que figura a continuación o >> descarga la plantilla aquí <<

y adapta el contenido a tus objetivos.

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Hola, [nombre de la persona]:

Gracias por tu interés en el puesto de [rol ofertado en la convocatoria] en [nombre de la organización]. Recibimos tu postulación y la estudiaremos con detenimiento. Te contactaremos el [fecha del contacto] para comunicarte el resultado de tu aplicación y los siguientes pasos. 

Saludos cordiales,

[Tu nombre o nombre del equipo]

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Etapa 2: Entrevistas

• ¿Qué hacer? Si estimas que la etapa de entrevistas será extensa, te sugerimos enviar un correo informando sobre el inicio de esta nueva fase y, si es necesario, enviar posteriormente mensajes con actualizaciones del proceso en caso de que tome más tiempo del planificado-. 
• ¿Cómo redactar las actualizaciones? En un texto breve, puedes expresar tu gratitud por el tiempo y la energía que las personas han dedicado durante este proceso, y señalar una fecha razonable en la que te pondrás en contacto nuevamente con más información.
• ¿Para qué enviar el mensaje? Para demostrar tu interés en quienes participan en esta segunda etapa y transmitirles certezas sobre el funcionamiento del proceso.

Plantilla de ejemplo:

Copia y pega el texto que figura a continuación o >> descarga la plantilla aquí <<

y adapta el contenido a tus objetivos.

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Hola, [nombre de la persona]:

Te escribo con actualizaciones sobre el proceso de selección para el puesto de [rol ofertado en la convocatoria]. Junto con nuestro agradecimiento por el tiempo y la energía que has dedicado al proceso, te contamos que esperamos tener una decisión al cierre de la próxima semana.

Gracias de nuevo por tu interés en [nombre de la organización]. Me pondré en contacto antes del [fecha]. Si tienes alguna consulta, no dudes en escribirme. 

Hasta pronto,

[Tu nombre]

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Etapa 3: Definición

• ¿Qué hacer? Si estás a punto de concluir el proceso de selección pero necesitas un poco más de tiempo, te proponemos que contactes telefónicamente a las personas que están pendientes de tu respuesta. 
• ¿Cómo formular el mensaje? Diles gracias nuevamente por su paciencia y explícales el porqué de la demora del proceso. Por ejemplo, que has tenido dificultades en contactar con alguna de las referencias presentadas o que integrantes del equipo que deben formar parte de la decisión se encuentran de viaje. Siempre que aplique al caso, considera también indicar las razones que son ajenas al proceso, como la superposición de esta etapa con proyectos muy demandantes para la organización -el lanzamiento del nuevo sitio web, la realización de un evento de recaudación, entre otros-. Recuerda responder de forma breve y precisa las preguntas que recibas, y de indicar cuándo les contactarás con la decisión final. 
• ¿Para qué llamarles? Para reforzar cuánto valoras su participación, mantener su interés en el proceso y brindar información con claridad.

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Este contenido es una adaptación del artículo “Sample Emails to Keep Candidates Warm” (“Ejemplos de correos para mantener la comunicación con las personas candidatas”), en la página Resources for Organizations (Recursos para organizaciones) de Idealist.org/en.

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Si quieres leer más sobre este tema, te recomendamos: 

• Reclutamiento con enfoque DEI: recomendaciones para la diversidad e inclusión en el proceso
• Recomendaciones para entrevistar en el proceso de selección