Onboarding: las primeras dos semanas del proceso de incorporación

La etapa de onboarding o incorporación es la más importante para retener al personal después del proceso de atracción y selección.

Con frecuencia, las nuevas incorporaciones abandonan sus puestos en los primeros seis meses debido a la falta de orientación y capacitación adecuadas que les permitan realizar su trabajo con confianza. 

Para evitar esto, es importante brindar un programa de acompañamiento efectivo para la nueva persona integrante del equipo, en sus primeras semanas de trabajo. Aquí va nuestra propuesta para lograrlo con éxito:

3 claves para planificar las primeras dos semanas de onboarding

Antes de empezar, asegúrate de contar con los siguientes tres elementos:

• Agenda: Diseña una agenda clara y concisa y compártela con la nueva persona con anticipación. Conocer cómo transcurrirán las dos primeras semanas y las tareas a realizar ayudará a la nueva incorporación a sentirse segura y cómoda en el rol y contribuirá a su adaptación. Asimismo, procura ser flexible y estar disponible para responder preguntas o inquietudes adicionales.
• Tareas: Asigna tareas que faciliten el desarrollo de su autonomía desde el inicio, de manera progresiva. Por ejemplo, puedes establecer que su primera tarea sea revisar los archivos disponibles y unos días después, solicitar un borrador de un material pertinente a sus funciones.
• Equipo: Organiza espacios para la integración con el resto del equipo. Propón un almuerzo o un espacio relajado para que converse cómodamente con el resto de las personas que compoenen la organización.

Semana 1 - Propuesta de calendario diario de tareas

La primera semana enfócate en la capacitación para las tareas importantes y fáciles de concretar, antes de pasar a responsabilidades más complejas.

✅ Día 1 - Todo listo para empezar

• Evita el lunes como primer día de trabajo de la nueva contratación. Así permitirás un período de adaptación antes de entrar en la rutina semanal. 
• Cita a la persona una hora después de que su jefatura directa inicie la jornada laboral. Permitirá a la jefatura tener tiempo para instalarse en la oficina y estar más disponible para dar una bienvenida apropiada.
• Comienza abordando temas prácticos para una incorporación efectiva.  Imagina la jornada de trabajo ideal para la nueva persona y repasa las acciones necesarias para lograrla.

Repasa nuestra lluvia de ideas con actividades a considerar:

• Presentación de la organización, su cultura y los objetivos a corto y largo plazo.
• Presentación del equipo y sus roles.
• Revisión detallada del puesto y sus responsabilidades.
• Explicación de cómo funciona la coordinación con su jefatura directa y demás integrantes del equipo. 
• Configuración de la computadora, inicio de sesión en los sistemas y herramientas que se utilizarán en el trabajo diario.
• Recorrido por la oficina cuando el puesto es presencial.
• Explicación de las políticas internas y los procedimientos clave.
• Revisión de los beneficios y otros asuntos relacionados con la gestión del personal.
• Calendarización de los espacios de coordinación semanal o quincenal con la jefatura directa. 

Recuerda adjuntar un documento que indique la estructura del espacio de trabajo y los temas a tratar, de esta manera la nueva persona que se incorpore a la reunión podrá llegar preparada.

Consejo útil: The Management Center (que en español puede traducirse como “El Centro para la Gestión”) propone una estructura para estas reuniones, que en Idealist nos resulta muy útil. 

• Ofrecimiento de espacios de retroalimentación mutua para intercambiar inquietudes y prevenir problemas por falta de comunicación oportuna.
• Definición de mecanismos para confirmar que la nueva persona comprende las tareas asignadas o los siguientes pasos, especialmente durante los primeros tres meses. 

Por ejemplo, al finalizar las reuniones se le puede pedir que resuma los acuerdos alcanzados y próximas actividades, ya sea como parte de la charla o en un correo posterior.

• ¿Se te ocurren más ideas? Agrega a esta lista cualquier otro punto que te parezca relevante para incorporar más opciones y personalizar la herramienta.

✅ Día 2 - Profundizar en el trabajo

• Presenta las comunidades y poblaciones en las que se enfoca el trabajo de la organización.
• Ofrece una visión general de los proyectos realizados y en desarrollo. 
• Resalta los objetivos y los resultados del equipo. 
• Comparte recursos como lecturas y otros materiales relacionados con el trabajo para brindar más información.
• Indica cuál será su participación en los proyectos en curso o venideros.
• Menciona asociaciones, redes, publicaciones y otros recursos -como talleres, clases, conferencias- que ayuden a la nueva persona a aumentar su conocimiento sobre la organización y el rol, y que promuevan su desarrollo profesional.

✅ Día 3 - Conociendo al equipo y sus herramientas

Te sugerimos organizar encuentros o espacios de presentación, ya sea de forma remota o presencial, para que la nueva incorporación pueda conocer al resto del equipo. 

Algunas notas para tener en cuenta:

• Esta es una gran oportunidad para que la nueva incorporación se adentre en la cultura organizacional y en la dinámica diaria de trabajo, a través de la interacción con sus colegas. 
• En organizaciones pequeñas es recomendable agendar espacios bilaterales o con grupos reducidos. En organizaciones más grandes, se puede coordinar estos espacios con las personas que trabajarán más de cerca.
• Para asegurar una reunión efectiva, es recomendable definir los temas a tratar con anticipación y compartirlos con las personas que participarán en estos encuentros.
• Para optimizar el tiempo y garantizar la eficacia de las reuniones es recomendable establecer límites de tiempo. Ten en cuenta que estos espacios podrán reiterarse en las semanas siguientes hasta que la nueva incorporación conozca a todas las personas necesarias.
• Presenta las herramientas, plataformas y sistemas que le ayudarán a realizar el trabajo, junto con los consejos y atajos aprendidos a lo largo del tiempo que podrán serle de gran utilidad. Por ejemplo, si trabajará en el área de marketing, es importante que conozca las herramientas que utilizan en la organización para crear contenido, programar publicaciones en redes sociales y medir el impacto de las campañas.
• Profundiza en los flujos de trabajo específicos al rol que desempeñará y asigna una tarea que le permita a la nueva incorporación poner en práctica lo aprendido. De esta manera, podrá tener una comprensión más clara de cómo funcionan las herramientas y cómo se aplican en su día a día en el trabajo.

✅ Día 4 - Revisión del proceso de incorporación y ajustes

• Consulta a la nueva persona cuál es su evaluación de estos primeros días. 

Algunas preguntas útiles son: 

• ¿Sientes que el proceso de incorporación va demasiado lento o rápido? 
• ¿Hay algo en lo que necesitas mayor explicación? 
• ¿Hay temas que te interesan y están pendientes de conversar?
• Responde las preguntas y escucha sus comentarios sobre cómo mejorar este proceso para futuras contrataciones.
• Coordina las presentaciones y encuentros con personas claves del equipo. 
• Contempla que algunas reuniones tomarán más tiempo. 

Por ejemplo, la gerencia de finanzas, además de presentarse, puede explicar el funcionamiento de las compras y los reembolsos; el equipo de recaudación de fondos puede indicar cómo se gestiona la comunicación con donantes.

Semana 2 - Introducción a la rutina laboral

• Agrega tareas administrativas, por ejemplo, redactar su biografía para la página web sobre el equipo y gestionar las tarjetas de presentación.
• Para asegurar una integración eficiente al equipo, te recomendamos que la nueva persona pueda dar seguimiento a alguna actividad relacionada con su rol, realizada por alguien con más experiencia en la organización, como su jefatura. Esto le permitirá no solo adquirir conocimientos prácticos, sino también hacer preguntas específicas sobre su trabajo diario. 
• Identifica el momento oportuno para invertir roles y delegar las actividades a la nueva incorporación, siempre bajo la supervisión y guía de su jefatura. Esta transición gradual permite que la persona se integre de manera progresiva y adquiera confianza en su rol, a la vez que se le otorga mayor responsabilidad y autonomía en su trabajo.

Consejo útil:

Aprovechar esta instancia también es una excelente oportunidad para que la persona supervisora brinde una retroalimentación constructiva sobre el desempeño de la nueva incorporación, destacando sus aciertos y señalando posibles puntos de mejora. De esta manera, se fomenta un ambiente de crecimiento y aprendizaje constante, donde la persona se siente motivada y apoyada para alcanzar sus objetivos profesionales.

• Finalmente identifica el momento adecuado para que la nueva persona empiece a asumir tareas en forma independiente. Luego de un tiempo, invítale a hacer una autoevaluación sobre sus logros y aspectos a ajustar. 

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Este contenido es una adaptación del artículo “Hire Impact | Onboarding New Employees" (“Contratar Impacto | Incorporación de nuevos miembros al equipo”), en la página Resources for Organizations (Recursos para organizaciones) de Idealist.org/en.

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• Onboarding: ¿cómo prepararte para el proceso de incorporación?