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Published 2 days ago

Responsable de administración y Optimización Tecnológica

Hybrid, Work must be performed in or near Buenos Aires, Cdad. Autónoma de Buenos Aires, Argentina


  • Details

    Job Type:Part Time

    Description

    Sobre Kubadili 

    Potenciamos el impacto de organizaciones, gobiernos y fondos filantrópicos, facilitando la identificación de sus desafíos y co-construyendo modos de trabajo que les permitan incrementar su generación de valor.

    ¿Qué buscamos?

    Estamos en la búsqueda de un/a Responsable de administración y cuidado del equipo orientado a tecnología para potenciar a nuestro equipo. 

    Principales responsabilidades del rol:

    Actividades

    Liderar procesos de contrataciones, pagos y cobranzas en conjunto con el equipo de Civic House:

    • Seguimiento administrativo: Participación en reuniones de status, seguimiento del cierre de proyectos y tareas en cada etapa de ejecución.
    • Contratos: Intermediación en pedidos de condiciones y actualizaciones de contratos propios o del equipo de desarrollo institucional de Kubadili y Civic House Legales. Gestión de alta de Kubadili como proveedor en organizaciones. 
    • Licitaciones: Presentación y actualización de documentación administrativa y legal para procesos de licitación, contratación y compras, en coordinación con el equipo de Civic House.
    • Facturación: Recopilación y pedido de comprobantes, reintegros y facturas, interacción y seguimiento constante con organizaciones.
    • Cobros: Seguimiento de cobros internos y externos, coordinación con Civic para la implementación de productos.
    • Pagos: Gestión y soporte a facilitadores de la Comunidad Kubadili para la correcta ejecución de sus pagos.
    • Gastos: Ingreso de importes en Expensify, realización de compras de viáticos con distintos métodos de pago.
    • Pasajes y reservas: Compra de pasajes y hospedajes para facilitadores participantes en proyectos indicados.
    • Soporte administrativo: Brindar apoyo al equipo interno y facilitadores en dudas administrativas.

    Automatizaciones de procesos a través de la tecnología

    • Proponer e implementar la automatización de procesos mediante tecnología, identificando oportunidades para agilizar los tiempos administrativos.
    • Implementar iniciativas de mejora continua, construcción de dashboards utilizando herramientas digitales para optimizar procesos de forma constante y eficiente.
    • Liderazgo en la implementación y seguimiento del CRM Salesforce y otras herramientas de gestión, proporcionando apoyo al equipo interno y desarrollando reportes e integraciones para mejorar la eficiencia y la colaboración.

    Mirada de negocio

    • Desarrollar y gestionar planes financieros a corto y largo plazo, elaborar presupuestos, y prever necesidades financieras futuras.
    • Asegurar que los recursos financieros estén alineados con los objetivos estratégicos.
    • Proporcionar informes detallados y recomendaciones para mejorar la rentabilidad y eficiencia.
    • Identificar y aplicar mejoras en los procesos financieros y administrativos para aumentar la eficiencia y reducir costos.
    • Proporcionar información clara y oportuna para la toma de decisiones estratégicas.

    Cuidado de clientes y equipo interno

    • Seguimiento de encuestas de satisfacción a organizaciones post-proyecto.
    • Respuestas a correos de información y derivación al equipo si es necesario
    • Inducción: Alta de nuevos integrantes del equipo interno, incluyendo generación de correo de bienvenida y llevar a cabo la inducción general sobre funcionamiento administrativo y plataformas digitales (Salesforce CRM, Discord, etc).
    • Celebraciones y fechas especiales: Consideración de eventos como ingresos, despedidas y cumpleaños.
    • Organización de eventos presenciales: Manejo del presupuesto y logística
    • Seguimiento de equipamiento: Coordinación de necesidades actuales y stock en manos del equipo, incluyendo traslado y entrega
    • Relaciones entre organizaciones miembro: Velar por el buen funcionamiento de los lazos entre organizaciones.

    Requisitos

    • Experiencia en administración o roles organizativos semejantes. 
    • Pasión y curiosidad por la tecnología
    • Competencia en el uso y/o comprensión de plataformas y herramientas virtuales, como Asana, Salesforce, Discord, Miro, Notion, Expensify, Zapier, y Wix.
    • Conocimientos avanzados de excel.
    • Ser ordenad@, practic@, orientado al detalle. Poder brindar seguimiento y conexión con los distintos actores administrativos. 
    • Espíritu de mejora continua / Ser proactivo/a para la búsqueda de soluciones.
    • Buenas relaciones interpersonales. 
    • Autonomía.
    • Espíritu emprendedor de sacarla del estadio
    • Inglés

    No excluyente:

    • Experiencia / Conocimiento del sector social o público
    • Conocimientos de prácticas y metodologías Ágiles

    Condiciones y Beneficios

    • Lugar de contratación: Argentina
    • Disponibilidad: Part-time (Mañana)
    • Esquema híbrido: Remoto + 1 día presencial (oficina Villa Crespo). 
    • Formación constante en el mundo de la agilidad.
    • Excelente clima laboral.
    • Esquema flexible de vacaciones.
    • Ser parte de un ecosistema innovador y en crecimiento en toda la región.

    Sobre Kubadili 

    Potenciamos el impacto de organizaciones, gobiernos y fondos filantrópicos, facilitando la identificación de sus desafíos y co-construyendo modos de trabajo que les permitan incrementar su generación de valor.

    ¿Qué buscamos?

    Estamos en la búsqueda de un/a Responsable de administración y cuidado del equipo orientado a tecnología para potenciar a nuestro equipo. 

    Principales responsabilidades del rol:

    Actividades

    Liderar procesos de contrataciones, pagos y cobranzas en conjunto con el equipo de Civic House:

    • Seguimiento administrativo: Participación en reuniones de status, seguimiento del cierre de proyectos y tareas en cada etapa de ejecución.
    • Contratos: Intermediación en pedidos de condiciones y actualizaciones de contratos propios o del equipo de desarrollo institucional de Kubadili y Civic House Legales. Gestión de alta de Kubadili como proveedor en organizaciones. 
    • Licitaciones: Presentación y actualización de…

    Level of Language Proficiency

    Inglés

    Inglés

    Location

    Hybrid
    Work must be performed in or near Buenos Aires, Cdad. Autónoma de Buenos Aires, Argentina
    Thames 1024, C1414DCV Cdad. Autónoma de Buenos Aires, Argentina

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