Responsable de administración y Optimización Tecnológica

Sobre Kubadili 

Potenciamos el impacto de organizaciones, gobiernos y fondos filantrópicos, facilitando la identificación de sus desafíos y co-construyendo modos de trabajo que les permitan incrementar su generación de valor.

¿Qué buscamos?

Estamos en la búsqueda de un/a Responsable de administración y cuidado del equipo orientado a tecnología para potenciar a nuestro equipo. 

Principales responsabilidades del rol:

Actividades

Liderar procesos de contrataciones, pagos y cobranzas en conjunto con el equipo de Civic House:

• Seguimiento administrativo: Participación en reuniones de status, seguimiento del cierre de proyectos y tareas en cada etapa de ejecución.
• Contratos: Intermediación en pedidos de condiciones y actualizaciones de contratos propios o del equipo de desarrollo institucional de Kubadili y Civic House Legales. Gestión de alta de Kubadili como proveedor en organizaciones. 
• Licitaciones: Presentación y actualización de documentación administrativa y legal para procesos de licitación, contratación y compras, en coordinación con el equipo de Civic House.
• Facturación: Recopilación y pedido de comprobantes, reintegros y facturas, interacción y seguimiento constante con organizaciones.
• Cobros: Seguimiento de cobros internos y externos, coordinación con Civic para la implementación de productos.
• Pagos: Gestión y soporte a facilitadores de la Comunidad Kubadili para la correcta ejecución de sus pagos.
• Gastos: Ingreso de importes en Expensify, realización de compras de viáticos con distintos métodos de pago.
• Pasajes y reservas: Compra de pasajes y hospedajes para facilitadores participantes en proyectos indicados.
• Soporte administrativo: Brindar apoyo al equipo interno y facilitadores en dudas administrativas.

Automatizaciones de procesos a través de la tecnología

• Proponer e implementar la automatización de procesos mediante tecnología, identificando oportunidades para agilizar los tiempos administrativos.
• Implementar iniciativas de mejora continua, construcción de dashboards utilizando herramientas digitales para optimizar procesos de forma constante y eficiente.
• Liderazgo en la implementación y seguimiento del CRM Salesforce y otras herramientas de gestión, proporcionando apoyo al equipo interno y desarrollando reportes e integraciones para mejorar la eficiencia y la colaboración.

Mirada de negocio

• Desarrollar y gestionar planes financieros a corto y largo plazo, elaborar presupuestos, y prever necesidades financieras futuras.
• Asegurar que los recursos financieros estén alineados con los objetivos estratégicos.
• Proporcionar informes detallados y recomendaciones para mejorar la rentabilidad y eficiencia.
• Identificar y aplicar mejoras en los procesos financieros y administrativos para aumentar la eficiencia y reducir costos.
• Proporcionar información clara y oportuna para la toma de decisiones estratégicas.

Cuidado de clientes y equipo interno

• Seguimiento de encuestas de satisfacción a organizaciones post-proyecto.
• Respuestas a correos de información y derivación al equipo si es necesario
• Inducción: Alta de nuevos integrantes del equipo interno, incluyendo generación de correo de bienvenida y llevar a cabo la inducción general sobre funcionamiento administrativo y plataformas digitales (Salesforce CRM, Discord, etc).
• Celebraciones y fechas especiales: Consideración de eventos como ingresos, despedidas y cumpleaños.
• Organización de eventos presenciales: Manejo del presupuesto y logística
• Seguimiento de equipamiento: Coordinación de necesidades actuales y stock en manos del equipo, incluyendo traslado y entrega
• Relaciones entre organizaciones miembro: Velar por el buen funcionamiento de los lazos entre organizaciones.

Requisitos

• Experiencia en administración o roles organizativos semejantes. 
• Pasión y curiosidad por la tecnología
• Competencia en el uso y/o comprensión de plataformas y herramientas virtuales, como Asana, Salesforce, Discord, Miro, Notion, Expensify, Zapier, y Wix.
• Conocimientos avanzados de excel.
• Ser ordenad@, practic@, orientado al detalle. Poder brindar seguimiento y conexión con los distintos actores administrativos. 
• Espíritu de mejora continua / Ser proactivo/a para la búsqueda de soluciones.
• Buenas relaciones interpersonales. 
• Autonomía.
• Espíritu emprendedor de sacarla del estadio
• Inglés

No excluyente:

• Experiencia / Conocimiento del sector social o público
• Conocimientos de prácticas y metodologías Ágiles

Condiciones y Beneficios

• Lugar de contratación: Argentina
• Disponibilidad: Part-time (Mañana)
• Esquema híbrido: Remoto + 1 día presencial (oficina Villa Crespo). 
• Formación constante en el mundo de la agilidad.
• Excelente clima laboral.
• Esquema flexible de vacaciones.
• Ser parte de un ecosistema innovador y en crecimiento en toda la región.